強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理,確保工程設(shè)計(jì)質(zhì)量
——青島北洋建筑設(shè)計(jì)有限公司交流材料
?
在瞬息萬變的市場(chǎng)格局下,為了保證公司的良性運(yùn)轉(zhuǎn),這些年來,北洋公司一直在不斷思考并努力探索適合自身發(fā)展的管理思想、管理原則和管理方法,希望能以有效的管理手段和創(chuàng)新精神來迎接行業(yè)的快速發(fā)展。2003年我公司通過了ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證,十幾年來根據(jù)我公司實(shí)際情況不斷調(diào)整、改進(jìn)質(zhì)量管理體系,在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中認(rèn)真落實(shí)、執(zhí)行,有效控制了工程設(shè)計(jì)質(zhì)量,公司得以持續(xù)健康發(fā)展。從調(diào)整企業(yè)組織架構(gòu)、到質(zhì)量管理體系認(rèn)證、再到ERP,北洋公司所做的事情都是基于這樣一個(gè)原則去做的:即希望建立一種企業(yè)化的機(jī)制,用于謀求或打造可持續(xù)發(fā)展的能力。只有對(duì)公司的管理體系不斷探索、完善、持續(xù)改進(jìn),才能夠?qū)崿F(xiàn)公司的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,才能夠不斷提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力。可以說,北洋做得還很不夠,效果也遠(yuǎn)未達(dá)到理想狀態(tài)。但是,這個(gè)過程本身,還是對(duì)企業(yè)的發(fā)展有很大幫助的。
北洋內(nèi)部管理采取的是以成本為中心的矩陣式管理模式。與利潤(rùn)中心不同,公司是一個(gè)整體,內(nèi)部有不同的部門、不同的業(yè)務(wù)單元,為企業(yè)的共同目標(biāo)承擔(dān)不同責(zé)任,互相之間不存在互相分賬的方式,不是自負(fù)盈虧。組織構(gòu)架中設(shè)置不同的職能部門、各設(shè)計(jì)專業(yè)部門相當(dāng)于人才庫,專業(yè)相同的員工在這里能共同成長(zhǎng),這是項(xiàng)目型公司的特點(diǎn),也就是管理學(xué)上所說的“矩陣式”。下面,就從組織管理模式、項(xiàng)目管理模式、ERP信息管理平臺(tái)幾個(gè)方面來簡(jiǎn)單闡釋北洋在企業(yè)內(nèi)部管理中的一些探索。
一、??????????????組織管理模式
北洋公司的組織構(gòu)架:董事長(zhǎng),總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、總建筑師,辦公室、經(jīng)營(yíng)發(fā)展部、技術(shù)部、規(guī)劃部、景觀部、綜合設(shè)計(jì)部、方案部、財(cái)務(wù)部。綜合設(shè)計(jì)部包含建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電各專業(yè)設(shè)計(jì)部門,以施工圖設(shè)計(jì)為主。這是一種直線職能式的組織構(gòu)架。
組織構(gòu)架上的另一個(gè)重要核心是項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理是以項(xiàng)目為依托的職能中心,是跨部門的對(duì)于項(xiàng)目具有全部責(zé)任和權(quán)利的主體。部門主任是關(guān)注部門人力資源和提供成果的,兩者有著顯著區(qū)別。部門主任大多是專業(yè)技術(shù)骨干,也會(huì)兼任一些項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理,也就是說,部門主任具有部門管理及項(xiàng)目管理的雙重任務(wù)。部門主任關(guān)注的部門人力資源建設(shè),具體包括部門的人力資源規(guī)劃、員工職級(jí)的配比、招聘、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、績(jī)效管理、員工關(guān)系、員工培訓(xùn)等等。
部門中各崗位的職責(zé)盡量明確,除設(shè)計(jì)任務(wù)以外,要能夠保證部門正常運(yùn)行、發(fā)展。例如:部門副主任負(fù)責(zé)制定、落實(shí)部門內(nèi)的每周學(xué)習(xí)計(jì)劃,負(fù)責(zé)組織員工業(yè)余活動(dòng)等等。組織內(nèi)的各個(gè)部門都非常重視部門的發(fā)展、關(guān)心部門員工的成長(zhǎng)、重視團(tuán)隊(duì)建設(shè),部門員工之間關(guān)系融洽、互相促進(jìn)。同時(shí),北洋的各部門之間是開放的,同專業(yè)、不同部門的配合也非常多。公司努力為員工提供適合自身發(fā)展的平臺(tái),例如有些員工認(rèn)為自己更適合做方案設(shè)計(jì),也可以從施工圖設(shè)計(jì)部門調(diào)整到方案設(shè)計(jì)部門。北洋有完善的晉升機(jī)制,根據(jù)員工能力的提升提供更廣闊的發(fā)展空間。
二、??????????????項(xiàng)目管理模式
(一)“項(xiàng)目為本”
有別于傳統(tǒng)的管理模式,真正的項(xiàng)目制管理模式倡導(dǎo)——“項(xiàng)目為本”。眾所周知,在我們這個(gè)行業(yè)里面做項(xiàng)目,基本上都是公司領(lǐng)導(dǎo)或者設(shè)計(jì)所的所長(zhǎng)擁有決定權(quán),當(dāng)公司規(guī)模擴(kuò)大之后,決定權(quán)可能分散至項(xiàng)目經(jīng)理。這種基于個(gè)人而非某種機(jī)制的項(xiàng)目管理,并不是真正的項(xiàng)目制管理,不利于企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展。在不斷探索的過程中,北洋公司嘗試按照項(xiàng)目本身的規(guī)律推進(jìn),實(shí)現(xiàn)真正的項(xiàng)目制公司。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)由項(xiàng)目經(jīng)理、各專業(yè)的設(shè)計(jì)人員和總工組成,以項(xiàng)目為服務(wù)對(duì)象,自我決策、自主管理、信息共享。通過這種組織形態(tài),公司管理者可以通過對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的管理達(dá)到同時(shí)控制多個(gè)項(xiàng)目的目的。項(xiàng)目經(jīng)理為第一負(fù)責(zé)人,帶領(lǐng)合適的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì),針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這就是北洋公司的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目制管理首要明確的是,我們所有的項(xiàng)目一定是公司所有,公司做每一個(gè)項(xiàng)目必須有一個(gè)目標(biāo),即確定為什么要做這個(gè)項(xiàng)目,做這個(gè)項(xiàng)目最終要達(dá)到什么樣的目的。當(dāng)然,項(xiàng)目里面要實(shí)現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo),公司有權(quán)利把意圖放到項(xiàng)目里面去。讓公司通過某種機(jī)制進(jìn)入到項(xiàng)目里面,同時(shí)讓項(xiàng)目組成員自然地接受公司的一些意圖和監(jiān)督、監(jiān)管。除了明確項(xiàng)目目標(biāo),我們還需要界定項(xiàng)目中應(yīng)有的角色——項(xiàng)目經(jīng)理、工程主理、專業(yè)負(fù)責(zé)、設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核。每個(gè)角色都非常清楚自己的崗位職責(zé),各司其職、共同推進(jìn)。
(二)北洋公司的設(shè)計(jì)控制過程
流程:設(shè)計(jì)策劃、設(shè)計(jì)輸入、設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)驗(yàn)證、設(shè)計(jì)輸出、設(shè)計(jì)確認(rèn)、設(shè)計(jì)更改的控制。設(shè)計(jì)項(xiàng)目嚴(yán)格按照各流程進(jìn)行節(jié)點(diǎn)控制,從而保證最終設(shè)計(jì)質(zhì)量,任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)對(duì)設(shè)計(jì)質(zhì)量產(chǎn)生影響。
設(shè)計(jì)策劃階段,要重視項(xiàng)目目標(biāo)的制定:該項(xiàng)目是否有報(bào)優(yōu)的要求,是否在項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告,都會(huì)在設(shè)計(jì)策劃階段明確,并明確責(zé)任人。
設(shè)計(jì)輸入包含明示的要求(設(shè)計(jì)任務(wù)書、書面設(shè)計(jì)要求),隱含的要求(設(shè)計(jì)規(guī)范要求)。當(dāng)然,更多具體要求會(huì)隨著設(shè)計(jì)的深入不斷提出。尤其是如何面對(duì)甲方諸多的口頭要求,每個(gè)設(shè)計(jì)要求都讓甲方以書面形式提供顯然是不可能的。通常我們要求每個(gè)項(xiàng)目組指定專人對(duì)這些口頭要求進(jìn)行記錄,形成按時(shí)間排列的工程日志。工程日志會(huì)及時(shí)傳達(dá)到項(xiàng)目組所有成員,避免遺漏。同時(shí),積累一段時(shí)間后找甲方簽字確認(rèn)。最終這些內(nèi)容將會(huì)作為設(shè)計(jì)輸入的重要資料進(jìn)行歸檔。這樣做的好處是顯而易見的:首先,能在設(shè)計(jì)過程中充分反映甲方的設(shè)計(jì)要求,避免遺漏;其次,能讓甲方感受到了我們嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、優(yōu)質(zhì)的服務(wù);最重要的是能夠避免出現(xiàn)問題時(shí)發(fā)生糾纏不清的情況;必要時(shí)可以追加設(shè)計(jì)費(fèi)。
北洋公司一直非常重視設(shè)計(jì)評(píng)審這一環(huán)節(jié)。方案設(shè)計(jì)過程中,在合理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭組織方案評(píng)審,以利于體現(xiàn)公司整體設(shè)計(jì)實(shí)力、提供優(yōu)質(zhì)方案設(shè)計(jì)。正式開展施工圖設(shè)計(jì)之前,組織各專業(yè)總工進(jìn)行技術(shù)評(píng)審,提前發(fā)現(xiàn)方案中的不足及施工圖設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)注意的問題,有效避免重復(fù)工作、提高設(shè)計(jì)質(zhì)量。
三、??????????????ERP信息管理平臺(tái)
要成為真正的項(xiàng)目制公司,需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行全方面的掌控,而以往落后的數(shù)據(jù)管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能支持公司管理的需要。同時(shí),我們也清醒的認(rèn)識(shí)到:管理是一種思維方式,只有思維方式正確,新的信息技術(shù)支持才能幫助企業(yè)將管理措施落實(shí)得更加扎實(shí)、快捷,不能指望在管理思維錯(cuò)誤的前提下,通過管理信息化手段就能得到正確的結(jié)果。2010年我公司初步搭建并開始使用信息管理平臺(tái)。隨著不斷的完善,現(xiàn)在已具備:經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、人力資源管理、工日管理等信息管理模塊。ERP系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)基本上能夠運(yùn)轉(zhuǎn)起來,給我們提供了運(yùn)營(yíng)管理上的數(shù)據(jù)支持?,F(xiàn)在公司的信息管理平臺(tái)還處于初步階段甚至可以說是測(cè)試階段,雖然從某種程度上減輕了處理龐大數(shù)據(jù)的工作量,但是,對(duì)于項(xiàng)目的完整周期管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)還很遙遠(yuǎn)。我們希望通過不斷改進(jìn),使信息管理平臺(tái)對(duì)于項(xiàng)目的周期管理起到控制作用,通過科學(xué)的數(shù)據(jù)分析幫助公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理決策。
這是北洋企業(yè)內(nèi)部管理的基本脈絡(luò)。我們還將繼續(xù)前行,通過企業(yè)的管理轉(zhuǎn)型和升級(jí),有效地提高生產(chǎn)效率、確保工程設(shè)計(jì)質(zhì)量、推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。
?
備注:2014年2月20日青島市勘察設(shè)計(jì)工作會(huì)議交流材料。